Thủ tục Cấp mới giấy phép lao động cho quản lý, giám đốc điều hành là người nước ngoài cần thực hiện trước ít nhất 30 ngày kể từ ngày dự kiến sử dụng người lao động nước ngoài hoặc thay đổi nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài. Người sử dụng lao động (trừ nhà thầu) gửi báo cáo giải trình về nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài đến Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (sau đây được viết tắt là cơ quan chấp thuận).

Cấp mới giấy phép lao động cho chuyên gia người nước ngoài có nhu cầu vào làm việc tại Việt Nam. Cơ quan sử dụng lao động nước ngoài là chuyên gia phải làm thủ tục báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài gửi tới cơ quan quản lý trước ít nhất 30 ngày kể từ ngày dự kiến bắt đầu đến Việt Nam lầm việc theo qui định của Luật lao động.

Trước khi tuyển dụng lao động người nước ngoài vào làm việc, doanh nghiệp (người sử dụng lao động) có trách nhiệm xác định nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài đối với từng vị trí công việc mà người lao động Việt Nam chưa đáp ứng được và báo cáo giải trình với Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở chính.

Các cá nhân di chuyển nội bộ trong một số ngành dịch vụ, hoạt động trong lĩnh vực báo chí được cấp phép bởi Bộ ngoại giao, tình nguyện viên có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền hoặc làm việc tại các vị trí chuyên gia, nhà quản lý, giám đốc điều hành có thời gian làm việc không quá 30 ngày... thì được miễn giấy phép lao động.